Сбежали к конкурентам: как мы потеряли 3-х кандидатов за 48 часов, но закрыли вакансию за 20 дней.
Руководители логистической компании хотели помощника — бизнес-ассистента. В штате нет HR, времени искать тоже нет, сотрудник нужен срочно. Кто возьмется? Как искать? С чего начать?
Кейс о том, с чем столкнулись и как решили.
Чем занимается клиент
Клиент — логистическая компания в Москве. Перевозит грузы из Азии и Ближнего Востока. Руководители — Генеральный директор Михаил и Заместитель Сергей. Если что-то привезти из другой страны — обращайтесь, помогут.
Скрин сайта ГЛС Меркурий
Тонут в задачах
Руководители часто встречаются с клиентами и тратят время на подготовку. Сами делают презентации, заказывают буклеты и покупают подарки. Обсуждают с подрядчиком шрифт заголовка или оттенок синего на буклете.
Занимаются офисом: заказывают канцелярию и следят за праздниками коллектива. Была секретарь, но не справлялась. Проспала День бухгалтера, срочно отправили за тортом, завалила вопросами из магазина — какой лучше, слишком дорого и т.д.
Занимаются офисом: заказывают канцелярию и следят за праздниками коллектива. Была секретарь, но не справлялась. Проспала День бухгалтера, срочно отправили за тортом, завалила вопросами из магазина — какой лучше, слишком дорого и т.д.
Коллеги ходят с вопросами и забывают сроки, потому что не фиксируют задачи на планерках. Есть документы, которые нужно обновить или отредактировать — требуется время, а база стареет.
Кого ищем
Хочу быть уверенным, что презентация готова, и планёрка организована. Нужно быть «переводчиком» с директорского на коллективный. Чтобы все понимали, что и когда хочет директор.
Хочу, чтобы в компании не было хаоса с документами. Чтобы сотрудники знали, где что найти и как этим пользоваться. Важно, чтобы не бегал по разным местам работы.
- Девушка 25-35 летРаботала на похожей должности: помощник, офис-менеджер, секретарь, ассистент. Сферу ВЭД знать не обязательно.
- Экономит время и внимание шефовНапоминает коллегам, что и когда ждёт руководитель, ведёт планёрки и фиксирует важное. Пресекает бесконечные «на минуточку» в кабинет босса.
- Системно мыслит и понятно объясняетЗнает Excel на уровне сводных таблиц, рисует блок-схемы, грамотно и информативно пишет. Умеет объяснить коллегам, как работает документ.
- Делает со вкусомСоберёт презентацию, оформит рекламный буклет, чтобы не стыдно показать партнёрам. Выберет подарки для клиентов и коллег.
В чём сложность
- Руководители разные по характеру: один ждёт инициативы, другой — чёткой структуры. Сложно найти для одного, а здесь — x2
- В Москве быстро разбирают сильных специалистов. Сегодня нашли, а завтра он подписал оффер конкурента.
- Международная логистика — специфичная сфера, в которой не каждый захочет разбираться
Дальше расскажем этапы. Мы написали их друг за другом, чтобы удобно читать.
В реальности процесс шёл параллельно, по мере появления соискателей. Человек откликнулся, мы прособеседовали, затем пригласили в офис или отказали. Не было так, что мы накопили 300 откликов, выбрали 20 человек и привели разом к шефам.
В реальности процесс шёл параллельно, по мере появления соискателей. Человек откликнулся, мы прособеседовали, затем пригласили в офис или отказали. Не было так, что мы накопили 300 откликов, выбрали 20 человек и привели разом к шефам.
Этап 1. Жёсткая вакансия
На вакансию помощника всегда много желающих. Наша задача — сделать не много кандидатов, а целевых. Работодатель даёт хорошие условия, поэтому отсекаем лишних пассажиров с помощью текста.
Например, намеренно пугаем соискателя и добавляем сложностей. Как на рыбалке: прикармливаем нужную рыбу, а не всю.
Здесь не выложим целиком текст, потому что заплачено клиентом. Приведем две фразы:
— (задача) Организовывать планёрки и совещания.
Заранее предпреждать коллег о собраниях, фиксировать всё, что покажется нужным, и записывать сроки. Могу спросить: "Помнишь, Андрей предлагал...". В вашем блокноте должент быть ответ.
— (в требованиях) Мы — требовательные руководители, постоянно учимся и ждём подобного от сотрудников. Работа без готовых решений, легко не будет.
Например, намеренно пугаем соискателя и добавляем сложностей. Как на рыбалке: прикармливаем нужную рыбу, а не всю.
Здесь не выложим целиком текст, потому что заплачено клиентом. Приведем две фразы:
— (задача) Организовывать планёрки и совещания.
Заранее предпреждать коллег о собраниях, фиксировать всё, что покажется нужным, и записывать сроки. Могу спросить: "Помнишь, Андрей предлагал...". В вашем блокноте должент быть ответ.
— (в требованиях) Мы — требовательные руководители, постоянно учимся и ждём подобного от сотрудников. Работа без готовых решений, легко не будет.
За 16 дней получили 291 отклик.
Конверсия ниже конкурентов — то, что нужно. На помощника всегда много желающих, поэтому вакансия — это фильтр.
Этап 2. Позвонили 179 раз
- Отсеяли неподходящих через CRM для найма.
- Затем обзвонили по видео и задали вопросы — в день по 10-12 звонков.
После своего этапа отправляем к шефам в офис.
Заранее узнали свободные "окна" руководителей и назначили встречи
Всего обзвонили 179 соискателей.
13 прошли наш этап.
13 прошли наш этап.
Этап 3. Всё пошло не по плану
Руководителям понравились три кандидатки: две Екатерины и Диана. Вероятность, что закроем вакансию ≈ 99%. На решение ушло 2 дня — выбрали одну из Кать.
Екатерина 1 (так назовем) — девушка из Москвы, работала в ВТБ. Сергей (зам) сказал, что не стал бы смотреть Катю, потому что скучное резюме. Мы настояли — в итоге Катя понравилась больше всех. Когда отправляли оффер, чувствовали победу...
Но Екатерина отказалась. Сказала, что вчера получила предложение другой фирмы.
Но Екатерина отказалась. Сказала, что вчера получила предложение другой фирмы.
Не тянули и предложили второй Кате.
Екатерина 2 — девушка из Ярославля, которая переезжала в Москву. Не вписывалась в исходный портрет — ей 40, но покорила опытом на собесе. За 2 часа до финальной встречи написала, что выбрала другую компанию из-за условий. Шефы расстроились, что «не успели показать себя» — могли бы договориться.
Екатерина 2 — девушка из Ярославля, которая переезжала в Москву. Не вписывалась в исходный портрет — ей 40, но покорила опытом на собесе. За 2 часа до финальной встречи написала, что выбрала другую компанию из-за условий. Шефы расстроились, что «не успели показать себя» — могли бы договориться.
Предложили Диане, третьей девушке. Кандидат ответила, что ждала ответ 4 дня и приняла оффер другой фирмы.
0 из 3, руководители расстроились. Сейчас много предложений — люди выбирают.
Цитата Сергея говорит за себя.
Приняли опыт
Договорились с шефами, что когда найдем сильного соискателя, то сразу возьмём и попробуем в деле. Если не подойдет, то заменим — в выбранной услуге есть гарантия. Это лучше, чем ловить отказы из-за быстрых конкурентов и метающихся соискателей.
Шефы прособеседовали 13 человек за весь цикл
Этап 4. Нашли в Самаре
27 января откликнулась девушка из Самары — Алина, 23 года. Работала помощником в гостиничном бизнесе и офис-менеджером в продуктах питания. Провели первичное собеседование: Алина грамотно ответила на вопросы, мы проверили знания и пригласили в офис.
Отправляем сводку по каждому соискателю.
Здесь важные моменты из резюме + факты, которых нет в резюме.
Шефы прошлись по своей части — кандидат понравилась. Поэтому не раздумывали и 29 января приняли. Алина переехала из Самары в Москву через 2 дня после собеседования.
Через несколько дней шефы поделились впечатлениями:
Через несколько дней шефы поделились впечатлениями:
Прошло 1.5 недели, снова узнаём:
Через месяц спросили ещё раз. Чтобы легче читать, переписали ответ Михаила в отдельную цитату под скрином.
Очень хорошо сама думает и подсказывает. Глоток свежего воздуха. Задачи сейчас получает очень разные.
Михаил
Генеральный директор
ГЛС Меркурий
ГЛС Меркурий
Цифры
291 отклик пришёл на вакансию
179 обзвонили на первом этапе
13 кандидатов прошли наш этап
9 получили отказ от шефов
3 выбрали конкурентов
1 сотрудник принят на работу
20 дней длился цикл найма
179 обзвонили на первом этапе
13 кандидатов прошли наш этап
9 получили отказ от шефов
3 выбрали конкурентов
1 сотрудник принят на работу
20 дней длился цикл найма
Об услуге
Руководители выбрали подбор «Под ключ». Это значит, что поиск не ограничивается во времени — клиент оплачивает 1 раз, а мы ищем, пока не найдем. Услугу выбирают для дефицитных профессий или подбора с особой тщательностью. Личный помощник — случай про «тщательность».
Лучший отзыв — клиент, который возвращается.
